Ensiklopedia

Perangkat lunak pangkalan data adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk membuat dan mengelola struktur pangkalan data serta untuk mengakses data. Perangkat lunak pangkalan data juga biasa disebut dengan sistem pengelolaan pangkalan data. Secara umum, pangkalan data sendiri adalah sekumpulan data yang tersimpan secara elektronik pada sistem komputer. Secara khusus, pangkalan data adalah sekumpulan berkas pada sistem komputer yang saling terhubung. Dokumen-dokumen ini diatur sesuai kesamaan unsurnya, sehingga data yang diinginkan dapat dicari dengan mudah.

Keuntungan mengelola dokumen dengan perangkat lunak pangkalan data, yaitu:

• Keutuhan

Dengan perangkat lunak pangkalan data, data tidak disimpan di dokumen yang berbeda. Istilahnya, utuh. Sehingga, alamat anda hanya perlu dicatat satu kali, dan semua kantor administrasi bisa mengakses informasi yang sama.

• Keutuhan data meningkat

Keutuhan data berarti data itu tepat, konsisten, dan terbaru. Dalam perangkat lunak pangkalan data, berkurangnya pengulangan data berarti meningkatkan kesempatan keutuhan data karena semua perubahan hanya dilakukan di satu tempat. Selain itu, banyak perangkat lunak pangkalan data menyediakan sistem cek bawaan yang membantu memastikan ketepatan data yang dimasukkan. Ungkapan "garbage in, garbage out" (disingkat GIGO) menunjukkan bahwa sebuah pangkalan data dengan data yang tidak benar tidak akan bisa menghasilkan informasi yang benar.

• Keamanan Data Meningkat

Walau berbagai departemen bisa berbagi pakai data, namun akses ke informasi bisa dibatasi hanya untuk pengguna tertentu. Hanya dengan menggunakan sandi maka informasi keuangan, pengobatan, dan nilai mahasiswa dalam pangkalan data sebuah universitas tersedia hanya bagi yang memiliki hak untuk mengetahuinya.

• Kemudahan Memelihara Data

Perangkat lunak pangkalan data menawarkan tata cara baku untuk menambahkan, menyunting, dan menghapus rekaman, juga untuk mengesahkan pemeriksaan untuk memastikan bahwa data yang tepat sudah dimasukkan dengan benar dan lengkap ke dalam masing-masing jenis bidang. Pelayanan cadangan data membantu memastikan tersedianya data jika terjadi kegagalan pada sistem primer.

Dulu, pangkalan data hanya terus berisi teks. Tetapi, sekarang ini basis data juga bisa berisi gambar, suara, bahkan animasi. Bahkan misal, data pribadi anda di perusahaan masa depan akan memuat foto anda dan juga cuplikan suara anda. Jika anda hendak membeli rumah, anda bisa melihat cuplikan video yang ada di pangkalan data perusahaan properti yang mendeskripsikan rumah tersebut secara jelas tanpa anda harus meninggalkan kantor perusahaan properti tersebut.

Format pangkalan data yang sangat sering digunakan, terutama untuk komputer pribadi adalah pangkalan data relasional, dimana data diatur dalam bentuk tabel-tabel yang berhubung. Setiap tabel berisi baris dan kolom; baris data dinamakan rekaman ( record ), dan kolom dinamakan bidang ( field ).

Pada pangkalan data relasional, kunci disebut juga kunci bidang, kunci sortir, indeks, atau kata kunci adalah bidang yang digunakan untuk mengurutkan data. Kunci biasanya berupa pengidentifikasi unik, seperti NIP (nomor induk pegawai) atau NIM (nomor induk mahasiswa). Sebagian besar sistem pengelolaan pangkalan data membolehkan kita memakai lebih dari 1 kunci sehingga kita bisa mengurutkan rekaman dalam banyak cara. Rekaman pertama bernama kunci primer, yang harus memiliki nilai unik untuk setiap rekaman. Sedangkan bidang lain yang mengidentifikasikan rekaman di tabel lain dinamakan kunci asing. Kunci yang disebut terakhir inilah yang digunakan untuk menghubungkan data (antar-acuan) di antara tabel-tabel relasional.

Daya tarik perangkat lunak pangkalan data terletak pada kemampuannya untuk mencari rekaman secara cepat. Sebagai contoh, sebagian kantor administrasi kampus membutuhkan data anda untuk beragam keperluan: pencatatan, keuangan, asrama, dan lain-lain. Salah satu kantor dapat melakukan kueri pada rekaman—yaitu mencari dan menampilkan rekaman dengan menampilkannya di layar computer, baik sekadar dilihat saja maupun diperbarui. Jika anda pindah, maka bidang alamat anda perlu diperbarui. Seseorang yang mencari data anda bisa membuat kueri, “Tampilkan alamat dari [nama Anda]”. Setelah rekaman tersebut ditampilkan, bidang alamat dapat diubah. Oleh karena itu, kantor-kantor lain yang menggunakan dokumen anda pun bisa melihat alamat baru anda.

Dengan memakai perangkat lunak pangkalan data, anda bisa dengan mudah mencari dan mengubah urutan rekaman pada tabel, dengan kata lain dapat diurutkan dalam beberapa cara. Macam pengurutan adalah secara beralfabet, berangka, geografis, atau pengurutan lain. Contohnya, data dapat diurut berdasarkan provinsi, umur atau KTP. Bahkan perangkat lunak pangkalan data juga berisi formula matematis bawaan untuk keperluan analisis data . Fitur ini, misalnya, dapat digunakan untuk mencari nilai rata-rata IP (indeks prestasi) mahasiswa pada jurusan atau kelas yang berbeda.

Setelah melakukan kueri, mengurutkan dan menganalisis rekaman dan bidang, selanjutnya anda bisa langsung menyimpannya di cakram keras maupun cakram padat. Anda bisa memformat dalam banyak cara, mengubah tajuk dan gaya tulisan. Anda juga bisa mencetaknya di kertas sebagai bentuk laporan, misalnya daftar pegawai berikut alamat dan nomor telepon terbaru. Hal yang umum dilakukan adalah mencetak hasilnya (nama dan alamat) sebagai label amplop. Anda pun bisa menggunakan perintah Copy untuk menyalin hasil pencarian ke lembaran program pengolah kata . Anda bisa pula menyalinnya ke pesan surel atau menempatkannya sebagai lampiran di surel untuk dikirim ke orang lain.

Pengelola informasi pribadi atau PIM (personal information manager), yaitu perangkat lunak yang bisa membantu anda mencatat dan mengelola informasi harian anda. Contohnya alamat, nomor telepon, janji, daftar tugas (to-do-list), serta catatan-catatan lain. Terdapat pula fitur garis besar (untuk mencatat kerangka gagasan) dan fungsi pengingat. Dengan PIM, anda bisa “mencatat” dalam beragam cara dan kemudian mencarinya kembali cukup dengan kata-kata kunci yang anda tuliskan. Perangkat lunak PIM populer antara lain Microsoft Outlook, Lotus SmartSuite Organizer, dan Microsoft Scheduler. Sebagai contoh, Microsoft Outlook memiliki komponen-komponen: Inbox (kotak masuk), Calendar (kalender), Task (daftar tugas), Journal (pencatat interaksi dengan orang lain), Notes, dan File. ^{[ 1 ]}